聲像檔案講稿

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1、Click to edit Master title style,Click to edit Master text styles,Second level,Third level,Fourth level,Fifth level,11/7/2009,#,單擊此處編輯母版標題樣式,單擊此處編輯母版文本樣式,第二級,第三級,第四級,第五級,*,招商局檔案館 涂瑞,第一章 聲像檔案概述,第二章 聲像檔案的分類與歸檔,第三章 聲像檔案的整理,第四章 聲像檔案的保管,第一頁，共十八頁。,第一章 聲像檔案概述,招商局聲像檔案是招商局集團及所屬單位和個人在其生產、建設、經營管理和社會活動中形成的、具有保存

2、價值的，以感光材料、磁性材料為載體，以聲音、照片、視頻為主要反映形式的真實歷史記錄。簡單的說聲像檔案就是以聲音、照片、視頻方式記錄信息的檔案。例如：照片、光盤、錄音帶等。聲像檔案是招商局檔案中重要的不可或缺的組成部分。,第二頁，共十八頁。,第二章 聲像檔案分類與歸檔,第一節 聲像檔案的分類,聲像檔案按不同的載體可分為照片、光盤、錄音帶、錄像帶、磁盤、幻燈片、電影膠片等幾大類。但從目前工作實際來看，主要涉及到的為照片、光盤、錄像帶、錄音帶這四類載體的檔案，幻燈片、電影膠片、磁盤這三類基本不會有新近檔案。今天我們主要介紹聲像檔案中的照片檔案的管理，其次簡要介紹光盤、錄像（音）帶檔案的管理。,第三頁

3、，共十八頁。,第二節 聲像檔案的歸檔,各單位所形成的聲像檔案，由制作人整理好后向檔案部門或有關檔案人員移交歸檔。委托專業的影視、新聞單位攝制的，內容反映招商局及所屬單位的聲像檔案，由主辦單位收集歸檔，特別重要的重大活動，整理好后隨時移交歸檔。檔案管理人員需要時時跟進掌握歸檔情況。聲像檔案的歸檔要求需附文字說明材料，包括形成時間、地點、人物姓名職務、內容等。接收聲像檔案材料時，要進行檢測，以確保歸檔材料的完整性和內容的準確性。,第四頁，共十八頁。,第三節 聲像檔案的歸檔范圍與要求,（一）、照片檔案的歸檔范圍與要求,歸檔范圍：,1、記錄本單位主要職能活動和重要工作成果工作會,議照片。,2、上級領導

4、、本公司領導以及其他著名人物參加與,本單位有關的重大活動重要會議視察考察等。,3、記錄本單位重大事件、重大事故、重大自然災害,及其他重大情況等照片。,4、記錄本單位初始地貌、基本建設、重點工程、階,段發展等照片。,5、其他具有保存意義的照片。,第五頁，共十八頁。,歸檔要求：,1、對屬于歸檔范圍的照片，制作人應定期向本單,位檔案管理機構或人員移交歸檔，集中管理，,任何單位或個人不得據為己有。,2、對有真偽疑義的照片應進行鑒定。,3、對反映同一內容的若干照片，應選擇主題鮮,明、影像清晰、畫面完整、未加修飾裁剪的照,片歸檔。反映重要內容的照片可選擇稍多幾張。,4、有底片的，底片與照片應齊全，且底片與

5、照片,影像應對應一致。,第六頁，共十八頁。,5、照片歸檔時題名、人物、時間、地點、事由、,攝影者等說明要素應齊全。,6、電子照片歸檔，應沖洗出實體照片。,第七頁，共十八頁。,（二）、其他聲像檔案的歸檔范圍與要求,歸檔范圍：上級單位、本單位或外單位制作形成的發生在本單位或者與本單位有關的重要會議、重要接待、重大活動、重要儀式、重要宣傳等聲像資料應及時歸檔，原始資料與編輯加工后資料都應全部歸檔。,歸檔要求：歸檔時需附上完整文字說明材料，包括形成時間、地點、人物職務、內容、形成單位、時長等要素。,第八頁，共十八頁。,第三章 聲像檔案的整理,聲像檔案整理前應先進行編目，按載體類型的不同進行分級分類編目

6、。聲像檔案一級代號用漢語拼音的兩個首字母SX表示，載體二級代號可以使用數字01、02、03、04來表示，其中01表示照片、02表示錄音帶、03表示錄像帶、04表示幻燈片、05表示光盤，如果載體下有分類，即類目三級代號，再按照字母A、B、C、D、E來表示。,第九頁，共十八頁。,第十頁，共十八頁。,第十一頁，共十八頁。,第一節 照片檔案的整理,（一）照片檔案的分類,每個單位可以根據本單位實際情況以及館藏量進行分類。例如：照片檔案少的單位可以采用一文一件大流水方式整理，或者采用年度+一文一件方式整理；照片檔案多的單位可以先根據照片主題分為：經營管理類、人物類、榮譽類、其他類四類，然后每類照片再采用一

7、文一件方式整理，即采用分類+一文一件方式，或者采用分類+年度+一文一件方式。總之，具體采用何種方式各單位根據館藏量和每年進館量實際情況自己選擇。,第十二頁，共十八頁。,（二）照片檔案的編目,如果單位采用一文一件大流水方式整理，其編號由全宗號、聲像一級代號、載體二級代號、流水號構成，例如：A001SX01-1N；采用年度+一文一件方式整理的，編號由全宗號、聲像一級代號、載體二級代號、年度號、流水號構成，例如：A001SX01-2009-1N；采用分類+一文一件方式整理的，編號由全宗號、聲像一級代號、載體二級代號、類目三級代號、流水號構成，例如：A001SX01A-1N；采用分類+年度+一文一件方

8、式整理的，編號由全宗號、聲像一級代號、載體二級代號、類目三級代號、年度號、流水號構成，例如：A001SX01A-2009-1N,第十三頁，共十八頁。,第二節 其他聲像檔案的整理,（一）錄像（音）帶檔案的整理,錄像（音）帶檔案的數量不多，可直接編流水號整理。其編號由全宗號、聲像一級代號、載體二級代號、流水號構成，例如：A001SX03-1N。,錄像（音）帶檔案目錄可以如下所示：,第十四頁，共十八頁。,（二）光盤檔案的整理,光盤檔案的整理可直接編流水號整理，其編號由全宗號、聲像一級代號、載體二級代號、流水號構成，例如：A001SX05-1N；,也可以按照分類+編流水號整理，即按照光盤內容，將光盤分

9、為：視頻、音頻、圖片、程序數據、其他六類，每類代號用字母ABCD表示，A代表視頻、B代表音頻、C代表圖片、D代表程序數據、E代表其他，即類目三級代號為ABCDE，其編號由全宗號、聲像一級代號、載體二級代號、類目三級代號、流水號構成，例如：A001SX05A-1N；,第十五頁，共十八頁。,第四章 聲像檔案的保管,1、凡歸檔保存的聲像檔案，經分類、編目后，按不,同類型的檔案載體，分別編制檔號，放入鐵皮柜,或防潮柜保存。,2、照片檔案的裝具，要選用符合國家標準的照片和,底片冊。底片應放入半透明的中性紙和中性膠粘,劑制成的底片袋中貯存；照片應固定在質地堅,實、柔軟、不易起毛、無化學作用的相冊里。,第十

10、六頁，共十八頁。,3、聲像檔案庫房溫度保持在15-27C，相對濕度,40-60%之間，最佳環境溫度是18C，相對溫,度是40%,4、磁性材料介質的錄音帶、錄像帶，最好放在,防磁柜中保管。,5、磁帶、錄音帶、錄像帶等，建議倒帶間隔為,3.5年，如發現變形斷裂、磁粉脫落現象，須,及時進行補救。光盤須每年進行抽查，且每間,隔3-5年，須進行重新翻錄新盤存檔。重要的,聲像檔案，可以轉錄成DVD、CD、MP3進行,備份。利用時，可提供復制件。,第十七頁，共十八頁。,內容總結,招商局檔案館 涂瑞。聲像檔案是招商局檔案中重要的不可或缺的組成部分。今天我們主要介紹聲像檔案中的照片檔案的管理，其次簡要介紹光盤、錄像（音）帶檔案的管理。1、記錄本單位主要職能活動和重要工作成果工作會。（一）錄像（音）帶檔案的整理。利用時，可提供復制件,第十八頁，共十八頁。,