設備物資采購管理制度

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1、設備物資采購管理制度設備物資采購管理制度第一章 總則第一章 總則1、1、為認真貫徹公司的發展戰略、執行公司的方針政策要求、提高公司經濟效益，結合本公司具體情況，制定本管理制度。2、2、本辦法所指的機械設備，是指構成固定資產的機械設備（使用期限超過 1 年、同時單位價格不低于 5000 元；使用年限超過 2 年的非生產經營主要設備的物品，并且單位價值在 2000 元或以上）。3、3、本辦法所指物資材料（以下簡稱“材料”）是指構成工程構造物本身的各種消耗性材料，包括主要材料、其它材料（不包含輔助材料、低值易耗品、零星材料）。4、4、各項目部要建立健全機械材料管理機構，各級材料管理人員、倉庫管理人員

2、要求保持相對穩定；出現人員工作調動或離職，必須辦清交接手續。第二章 機械設備的采購管理第二章 機械設備的采購管理1、1、機械設備的購置計劃，選型，購置，驗收。1.1 設備的購置計劃和選型原則。1.1.1 需求計劃必須與公司發展狀況與目標相適應。1.1.2 新購設備的技術性能盡可能與社會生產力水平相適應。1.1.3 新購設備的技術參數盡量與公司原有設備配套。1.1.4 新購設備必須滿足施工技術、工藝、質量、職業健康、安全要求，并符合環保、能耗等相關規定。1.2 設備購置建議書的編寫。對于大型設備和公司臺帳內沒有同類型的中型設備的購置，必須編寫設備購置建議書。設備購置建議書由公司物質設備部負責編寫

3、，內容必須實事求是地闡述購置設備的理由和經濟分析。1.3 設備年度采購計劃的編制。1.3.1 公司物質設備部根據公司在建項目和擬中標的項目情況，并結合公司自有設備的情況，在每年一季度完成年度設備采購計劃的編寫，并報公司分管副總經理。1.3.2 分管副總經理主持召開由公司經營部、建設管理部、建設管理部和財務部人員參加的會議，對年度設備采購計劃進行討論，并形成會議紀要存檔。1.4 設備采購計劃審批程序。1.4.1 公司物質設備部將年度設備采購計劃和設備購置建議書以及相關討論會的會議紀要，報送總經理。1.4.2 總經理審核后，呈報公司董事會、股東會審批。公司董事會、股東會審批的年度設備采購計劃的總預

4、算作為年度設備采購的控制預算，原則上年度采購設備總價不應突破控制預算。1.4.3 年度控制預算包括當年所有采購的具備固定資產條件的大中小型設備。1.4.4 預算外的設備采購計劃和當年計劃外的大型設備采購計劃都必須按該審批程序執行。1.5 設備采購的審批。1.5.1 控制預算清單內的設備采購，由需求的使用單位向公司提出申請，報公司物質設備部審核，經分管副總批準后啟動設備采購程序。1.5.2 突破控制預算和當年計劃外的大型設備采購都必須由總經理批準后，啟動采購計劃審批程序。1.5.3 每年年終總經理向董事會和股東會作年度設備采購計劃執行情況的匯報。1.6 設備采購過程的管理。1.6.1 對于專業性

5、較強或公司沒有使用過的設備，在進行采購前，公司物質設備部應組織相關技術人員與供應商的技術人員進行技術交流，有條件的可組織現場考察，并形成技術經濟分析意見供有關領導決策參考。1.6.2 公司公司物質設備部應在公司合格供應商名單中邀請不少于三家的供應商進行詢價和比價。1.6.3 公司物質設備部將詢價比價的情況填寫比價表，報建設管理部經理審核，然后送分管副總經理。1.6.4 分管副總經理組織有關部門經理以及相關技術人員召開供應商審定會議，研究確定采購的供應商，以及相關技術和商務條件，并在比價表中填寫評審意見。參加評審人員最后在比價表上簽名。1.6.5 公司物質設備部根據評審意見，會同公司財務部有關人

6、員進一步與選定的供應商進行議價以及合同談判。1.6.6 擬定采購合同，并按順序送公司財務管理部（負責支付條款的審批）、分管副總經理、總經理、董事長批準。1.7 設備驗收。1.7.1 新購置的機械設備的驗收由公司物質設備部主持，聯合使用單位機材組等參與驗收。1.7.2 驗收時，根據購銷合同和技術文件，核對設備的發票、貨運單、裝箱單、設備說明書、質量說明書、技術資料，對設備的技術檢驗（包括外部的檢驗，空轉檢驗，帶負荷的檢驗，生產質量，控制精度等），運作情況應符合本身的技術標準。在驗收檢驗中，如發現有質量問題和運輸損壞問題，要作詳細的記錄以便與生產廠家或供應商交涉，及時更換、維修或索賠。1.7.3

7、調試合格后，填寫“購置機械設備驗收單”后，統一編號和標識，登記“固定資產臺帳”和“機械設備登記卡”、“機械設備交接單”。機械設備標識必須在驗收合格后地一個月內按照公司統一規定實施。1.8 設備款支付：總公司負責大、中型設備款的支付；使用單位負責中小型及以下設備款的支付。2 2、公司本部非生產性設備的購置計劃，選型，購置，驗收。2.1 計劃、選型、購置。2.1.1 在購買固定資產前，公司物質設備部必須會同財務管理部根據使用部門的要求，編制好購買計劃和預算，經公司有關領導批準后由公司物質設備部安排實施。2.1.2 如果購買時數量超出計劃預算的，必須重新調整計劃，并說明原因，待有關領導再次批準后方能

8、實施。2.1.3 對于精密儀器和價格較高（單臺套價值大于 5 萬元或一批次總價大于 20 萬元）的固定資產（如大型電腦設備、大型環保設備、房產等，行政用車除外）的購置，必須與使用單位以及有關技術部門作出論證報告，經分管領導和總經理批準后，應參照大型設備采購程序進行采購。2.1.4 選型時，必須充分考慮產品的價格、性能、適用性、可靠性、美觀性、維修保養與售后服務的統一。2.1.5 購置單價大于 3 萬元的非生產性固定資產都必須簽定購買合同。2.2 驗收2.2.1 物質設備部負責組織使用單位、財務管理部對所購置的固定資產進行驗收。驗收要以合同要求、招投標書、產品說明書、技術規格、發票等為依據，如果

9、不符，則視情處理(或維修,或退換,或索賠)。2.2.2 經驗收合格，則公司物質設備部負責填寫固定資產驗收單，并建立臺賬，然后報送公司財務管理部入帳。3 3、項目工地試驗設備和儀器購置計劃，選型，購置，驗收3.1 計劃、選型、購置3.1.1 在購買固定資產前，公司物質設備部必須會同公司財務管理部根據使用單位的要求，編制好購買計劃和預算，經公司分管領導批準后安排實施。3.1.2 如果購買時數量超出計劃預算的，必須重新調整計劃，并說明原因，待有關領導再次批準后方能實施。3.1.3 對于精密儀器和價格較高（單臺套價值大于 5 萬元或一批次總價大于 20 萬元）的固定資產必須與使用單位以及有關技術部門作

10、出論證報告，經分管領導和總經理批準后，應參照大型設備采購程序進行采購。3.1.4 選型時，必須充分考慮產品的價格、性能、適用性、可靠性、美觀性、維修保養與售后服務的統一。3.1.5 購置單價大于 3 萬元的固定資產都必須簽定購買合同。3.2 驗收3.2.1 公司物質設備部負責組織使用單位、財務管理部對所購置的固定資產進行驗收。驗收要以合同要求、招投標書、產品說明書、技術規格、發票等為依據，如果不符，則視情處理(或維修,或退換,或索賠)。3.2.2 經驗收合格，則公司物質設備部填寫固定資產驗收單，并建立臺賬，然后報送公司財務管理部入帳。第三章 物資材料采購管理第三章 物資材料采購管理1 1、材料

11、采購以材料總需用計劃為需求依據，根據各種材料的需用時間，由公司或公司授權組織采購，采購的方式包括：競價采購、議價采購、合作商供應、零批采購。2、2、實施材料采購前，項目部編制采購申請表，由公司物質設備部、建設管理部、分管副總經理、總經理批準同意后進行采購。3、材料采購前，項目部做好材料市場調查；實施采購時，采購人員必須認真核對材料名稱、規格、型號、技術要求、需求數量、預算價格、進貨時間等資料，確保采購的材料符合并滿足相關技術規范、設計和施工要求。4、4、經過采購確定的材料單價，除了采購時事先約定的調價原則出現外,不得隨意變更；若事先未約定，但供貨過程中出現材料市場價格行情波動較大，供應商無法再

12、按原材料中標價供應時，由項目部收集資料并報請分管副總經理批示是否繼續原合同的執行。5、5、競價采購按下列程序進行：5.1 對于非特殊要求、技術標準明確的大批量采購的工程材料，采取招標競價采購的辦法。5.2 根據材料總需用計劃，編制采購申請表 以及編制競價采購文件(包括:采購事項、評標辦法和合同條款等)，報分管副總經理審批。5.3 競價文件評審通過后，邀請符合條件的競價人（合格供方或通過資審的競價人）參與競價。5.4 報價人編制和遞交報價文件。5.5 由公司物質設備部部門經理主持開標會議，評委評標，確定中標人。5.6 由公司物質設備部門經理確認中標結果，并發出中標通知書。5.7 由公司物質設備部

13、部門經理組織合同的談判。5.8 按公司合同審批程序辦理合同審批和簽訂工作。6 6、議價采購按下列程序進行：6.1 議價采購條件。6.1.1 已組織材料競價采購，但報價時報價方不足三家。6.1.2 已組織競價采購的材料，在當月或相鄰月份仍需另外采購同類材料時。6.1.3 組織采購期間，材料市場價格高于投標預算價格（注：市場價格以政府機構公布、材料價格信息網站公布等官方材料信息價格，或者材料供應地的市場調查報告為準，并形成書面報告）。6.1.4 工程項目設計指定或業主單位建議使用（提供書面材料），有特殊要求的工程材料。6.2 議價采購過程。6.2.1 滿足議價采購條件時，項目部以采購申請表及書面申

14、請報告形式向分管副總經理提出議價采購申請。6.2.2 議價采購申請經分管副總經理批準同意后，由物質設備部組織相關人員和/或項目部人員成立議價小組。6.2.3 議價小組通過市場調研，選擇議價對象，在目標單價或目標總成本的控制下進行議價，提出較為統一的初步推薦意見以書面報告報請中心主任審批，議價小組成員必須在書面報告上簽字確認。6.2.4 議價結果經分管副總經理審批同意后，按公司合同審批程序辦理后續工作。7 7、合作商供應按下列程序進行：7.1 合作商供應的條件。7.1.1 國家專營材料，如：柴油、汽油的供應。7.1.2 材料在各項目普遍使用，年度內公司各項目需求較為頻繁。7.1.3 在我司以往項

15、目供應業績較多、供應材料質量穩定、供應評價較好的供應商。7.1.4 供應商供應的材料能致力于為項目在用料成本節約上發揮有效作用的，如：燃料油的供應。8 8、零批采購供應按下列程序進行：8.1 零批采購供應的條件。8.1.1 單種材料需求的數量較少，且單批預算金額不足 10 萬元。8.1.2 業主供應的材料未到位前，經業主同意先由我司自行小批量采購的材料。8.2 零批采購供應過程：8.2.1 滿足零批采購供應條件時，項目部以采購申請表報請采購申請。8.2.2 項目部將所需要材料的品種、規格、技術要求、數量、需用時間向合格供應商或有資質供應商提出報價邀請。8.2.3 對供應商報價進行比價選擇供應商

16、，比價人員在比價表進行簽字確認。8.2.4 經相關分管副總經理審批同意后，由項目部辦理后續工作。9 9、公司授權項目部的采購，原則上按照以上相關條款進行競價、比價采購，并就相關采購過程與結果報公司建設管理部備案。1010、不論以何種形式進行的材料采購，材料采購執行完畢后，須整理完整的采購過程資料，建立一整套采購檔案，包括從計劃、審批到合同簽訂全過程資料。1111、材料采購合同必須遵守中華人民共和國合同法，合同生效前應確保合同條款的充分和適宜、公平和公正。材料采購合同的談判與起草由負責采購的部門牽頭，并辦理合同評審程序。評審通過后的合同，由法定代表人或其授權人簽署。合同的具體執行由項目部具體實施，物質設備部負責跟蹤。合同管理的其他規定參見合同管理辦法。